Сотрудник предпринимателя или организации может сдавать отчетность в налоговую инспекцию только по доверенности. Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями ФНС и зарегистрирована в ее базе. С 2023 года всем сотрудникам нужно оформлять машиночитаемые доверенности, но пока можно использовать привычные бумажные. Расскажем, какие правила действуют сейчас и что нас ждет в будущем.
Кому понадобится доверенность для сдачи отчетности
Налоговая принимает отчетность без доверенности только от ИП, руководителей и других лиц, у которых такое право есть по закону, уставу организации или другому учредительному документу (ст. 27 НК РФ). Если на отчете стоит их усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), вопросов у инспекции не будет.Но, как правило, сдачу отчетов поручают сотрудникам: главбуху, бухгалтеру или заместителю директора. Они тоже могут отчитываться в ИФНС, но для этого руководитель должен наделить их такими полномочиями – выдать доверенность. Аналогично следует поступить, если сдавать отчетность будет, например, бухгалтер на аутсорсинге.
Это правило действует для бумажной и электронной отчетности.
Как оформить доверенность на сдачу отчетности
В доверенности указываются обязательные реквизиты и полномочия, которыми руководитель наделяет представителя. Правила оформления указаны в ст. 185–187 ГК РФ.Форма и формат
Доверенность можно оформить в бумажном или электронном виде.
Электронная форма обязательна, если сотрудник компании получил новый сертификат физлица, в котором нет данных компании. Ее также можно использовать вместо бумажной, даже если отчетность подает сотрудник с электронной подписью организации, выданной на свое имя. Формат утвержден приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445.
Сформировать электронную доверенность можно в вашем сервисе для сдачи отчетности, например в Контур.Экстерне.
Важно! С 1 января 2023 года электронные доверенности (МЧД) станут обязательными. С этой даты сотрудники организаций смогут получать только сертификаты физлиц, в которых нет данных компании, а все ранее выданные от юрлица сертификаты перестанут действовать. До 31 декабря 2022 года подтвердить полномочия сотрудника можно бумажной доверенностью.
Обязательные реквизиты
В доверенности должна быть указана дата составления. Если ее нет, то документ будет считаться недействительным (п. 2 ст. 186 ГК РФ). Хорошая практика – дублировать дату прописью, например, «двадцатое июня две тысячи двадцать второго года». Это дополнительная защита от подделки документа.
Сведения о доверителе и представителе – еще два обязательных реквизита. Укажите ФИО предпринимателя или наименование организации, адрес, ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП. По представителю важно указать полные ФИО, гражданство, данные паспорта и адрес.
Срок действия доверенности можно не указывать, тогда он будет считаться равным году (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Если же нужен особый срок, например, три месяца или два года, его следует прописать. Ограничений по сроку действия нет.
Важно! Сроки сдачи отчетности вы можете посмотреть в сервисе календарь бухгалтера от портала Бухонлайн.
Подпись доверителя
Подпись доверителя обязательна. Если доверенность составлена на бумаге, то подпись должна быть собственноручной, использование факсимиле недопустимо. Руководитель вписывает свою должность, ФИО и ставит печать (при наличии). Если бумажный документ оформляет ИП, подпись нужно заверить у нотариуса (ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).
На МЧД руководитель должен поставить свою УКЭП. Важно, что в ней должны быть данные организации или ИП, подпись физлица для этого не подойдет.
Перечень полномочий
В доверенности прописываются полномочия, которыми руководитель наделяет представителя. Если речь идет о сдаче отчетности, нужно предусмотреть следующее:
Формулируйте полномочия максимально точно, чтобы у инспекторов не было вопросов. Например, если в доверенности указано право сдавать отчеты в ФСС, то в ФНС документы по ней не примут.
Дополнительно укажите код налогового органа, на который распространяются выданные полномочия. Если нужно, чтобы представитель работал с несколькими инспекциями, перечислите все коды. Когда код не указан, считается, что представитель может обмениваться документами со всеми ИФНС.
Как и когда передать доверенность в налоговую
Доверенность нужно передать в налоговую, в которой налогоплательщик стоит на учете. Это следует сделать до того, как представитель начнет сдавать отчетност�� по ТКС. Строгий срок не утвержден, но мы рекомендуем подать ее минимум за один рабочий день до даты сдачи отчетности.Бумажную доверенность с подписью нужно передать в налоговую лично или по почте.
МЧД передают по ТКС – через вашу бухгалтерскую программу или сервис для ЭДО с налоговой, например Экстерн. Она обязательно должна быть заверена УКЭП доверителя.
Разумеется, доверенность нужно завести в сервис, через который вы планируете отчитываться. В Экстерне можно ее сразу сформировать и сдать в налоговую. Когда из налоговой придет сообщение с подтверждением, доверенность можно будет использовать для сдачи отчетности.
Если у вас уже есть готовая МЧД, переданная в ФНС, можно просто добавить ее в сервис.
Данные доверенности будут автоматически прикрепляться к каждому документу, который представитель направит в инспекцию через сервис.
Что нужно знать о работе с МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная доверенность в виде xml-файла, с помощью которой руководитель наделяет своего представителя особыми полномочиями.МЧД полностью равнозначна бумажной доверенности. До 31.12.2022 по производственному календарю ее можно применять добровольно, но с 2023 года она станет обязательной. Со следующего года сотрудникам будут выдавать только подписи физлиц, в которых нет данных работодателя. Для подтверждения их полномочий понадобятся МЧД с данными организациии или ИП, заверенные УКЭП руководителя.
Все, кто уже сейчас хочет попробовать работать по новой схеме, могут отчитываться по МЧД как с электронной подписью физлица, так и с сертификатом сотрудника, в котором есть и данные человека, и данные работодателя.
У МЧД есть преимущества:
Чтобы налогоплательщики могли работать с МЧД уже сейчас, разработаны некоторые сервисы. В них есть данные по всем выданным доверенностям, которыми можно управлять: корректировать полномочия, отзывать, оформлять новые – и все это на одной площадке.
